Kreisverwaltung Mayen-Koblenz wird immer digitaler
Kreis MYK. 1996 startete die Kreisverwaltung Mayen-Koblenz als erster Landkreis in Rheinland-Pfalz mit einer eigenen Homepage. Was heute völlig normal ist, war damals eine absolute Neuheit. Seitdem hat sich viel verändert, doch die Innovationsfreude wird bis heute im Kreishaus gelebt und nimmt durch die zunehmende Digitalisierung eine immer größere Bedeutung ein.
Was heißt eigentlich Digitalisierung für die Verwaltung? Eine zentrale Herausforderung ist es, Verwaltungsleistungen nach außen für den Bürger digital anzubieten und nach innen medienbruchfrei abzubilden. Dabei geht es um elektronische Akten, digitale Arbeitsabläufe und Onlinedienstleistungen, aber auch darum, wie diese Themen an die Mitarbeiter in der Verwaltung und an die Bürger herantragen werden können. „In den vergangenen Monaten hat sich im Kreishaus im Hinblick auf die Digitalisierung einiges getan. Die Einrichtung der Koordinierungsstelle Digitalisierung war die richtige Entscheidung. Das Team ist hochmotiviert, ebenso wie alle Fachbereiche und das Jobcenter. Wir haben das klare Ziel, schnell auf dem neuesten Stand der Technik zu sein, um dadurch einen optimalen Service für alle Bürger zu gewährleisten“, erklärt Landrat Dr. Alexander Saftig.
Webseminare und Meetings online
Die Mitarbeiter führen seit einigen Wochen in den verschiedensten Bereichen Seminare und Besprechungen online durch. Dieses Angebot soll auch zukünftig immer weiter ausgebaut und genutzt werden. Im Gegensatz zu Präsenzveranstaltungen können somit längere Fahrtzeiten von den Außenstellen vermieden und die Kollegen aus dem Homeoffice zu Besprechungen zugeschaltet werden.
Termine online reservieren
Kunden können nun online einen Termin bei der Ausländerbehörde und den Zulassungsstellen im Landkreis Mayen-Koblenz vereinbaren. Damit kommt die Kreisverwaltung den Wünschen vieler Bürger nach, die sich flexibel selbst Termine zu ihrem entsprechenden Anliegen verbindlich reservieren können. Lange Wartezeiten vor Ort werden damit verhindert.
Onlinedienste für mehr Bürgerfreundlichkeit
Wenn es darum geht, Verwaltungsleistungen online anzubieten, gibt es viele Möglichkeiten, Bürger bei ihren Behördengängen zu entlasten. Bei der Kreisverwaltung Mayen-Koblenz wird das Angebot solcher Online-Dienstleistungen stetig ausgebaut. Als nächstes sollen Eltern ihr Elterngeld online beantragen können. Aktuell laufen die letzten Vorbereitungen für dieses Pilot-Projekt.
Homeoffice – die neue Form des Büros
Auch die Arbeit selbst hat sich in der Kreisverwaltung stark verändert. Innerhalb kürzester Zeit wurden aufgrund der Corona-bedingten Einschränkungen Homeoffice Möglichkeiten für über 200 Mitarbeiter geschaffen. Viele Mitarbeiter arbeiten im Außendienst mit mobilen Endgeräten. Des Weiteren werden die Nachwuchskräfte für die Dauer ihrer Ausbildung mit Laptops ausgestattet. „Damit unterstützen wir als Ausbildungsbehörde die Anwärter und schaffen bestmögliche Voraussetzungen für die ebenfalls fortschreitende Digitalisierung an der Hochschule für öffentliche Verwaltung und der Zentralen Verwaltungsschule Rheinland-Pfalz in Mayen“, sagt Büroleiterin Petra Kretzschmann.
Digital durch die Coronakrise
Die Verwaltungsabläufe beim Gesundheitsamt, angefangen von der Eingabe der Patientendaten bei den Coronaambulanzen bis hin zur Benachrichtigung des Bürgers über das Testergebnis laufen in der Kreisverwaltung Mayen-Koblenz inzwischen digital ab. Diesen Prozess hat die MYK-Koordinierungsstelle für Digitalisierung gemeinsam mit der Kommwis (Gesellschaft für Kommunikation und Wissenstransfer Mainz) erstellt. Der Prozess wurde allen Mitgliedsverwaltungen des Landkreistages und der kreisfreien Städte in ganz Rheinland-Pfalz kostenlos zur Verfügung gestellt.
Neue Wege der Kommunikation
Die Sozialen Medien sind nun schon seit vielen Jahren fester Bestandteil der Arbeit im Kreishaus. Der Landkreis nutzt Facebook, Instagram, Youtube und Twitter dabei nicht nur als reines Verbreitungsmedium für Informationen. Im Kreishaus sieht man die Sozialen Medien nicht als Einbahnstraße, sondern vielmehr als große Chance, um mit den Bürgern in Kontakt zu treten. Die Zahl der Abonnenten und Beitragsinteraktionen steigt stetig an. Über 12.000 Menschen folgen den Neuigkeiten rund um den Landkreis. „Insbesondere während der Corona-Pandemie stellte sich Facebook als wichtiger Kanal heraus, um die Bürger in Echtzeit zu informieren und bei Fragen unmittelbar Rede und Antwort zu stehen“, sagt Ingo Auer von der Pressestelle der Kreisverwaltung.
Digitalisierung gemeinsam vorantreiben
Gemeinsam mit anderen Kreisverwaltungen sowie den Städten und Verbandsgemeinden des Landkreises werden in den Arbeitsgemeinschaften „Digitales Kreishaus“ und „AG Bürgerportal“, die die Kreisverwaltung Mayen-Koblenz initiiert hat, gemeinsame Lösungen für eine digitale Verwaltung geschaffen. Bei gemeinsamen Treffen informieren sich die Mitarbeiter über den Sachstand der Digitalisierung in den jeweiligen Verwaltungen und entwickeln neue Wege.
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