Am 13. September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht beschlossen, dass alle Unternehmen dazu verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter ausnahmslos aufzuzeichnen. Konkret bedeutet das, dass Arbeitgeber die Arbeitszeiten in einem Arbeitszeiterfassungssystem dokumentieren müssen. Das Eintragen in eine Exceldatei oder handschriftliche Listen bleibt unter bestimmten Voraussetzungen dennoch möglich.
Mittlerweile gibt es dafür jedoch eine Reihe von Tools und Anwendungen, mit denen die korrekte Aufzeichnung der Daten erleichtert werden soll. Welche Möglichkeiten Sie haben und wo die jeweiligen Vor- und Nachteile liegen, ergründen wir in diesem Beitrag.
Arbeitszeiterfassung: Kompakte Informationen
Bevor wir näher auf die verschiedenen Lösungen zu sprechen kommen, geben wir Ihnen die wichtigsten Informationen zum Thema Arbeitszeiterfassung an die Hand. So können Sie sich im ersten Schritt ein gutes Bild davon machen.
- Die Arbeitszeiterfassung ist seit dem 13. September 2022
- Dabei handelt es sich um die lückenlose Dokumentation der Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Fehl- und Pausenzeiten von Arbeitnehmern.
- Arbeitszeiterfassung dient dem Schutz von Arbeitnehmern bezogen auf deren physische und psychische Gesundheit.
- Von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist niemand befreit. Ausnahmen gibt es mitunter bei leitenden Angestellten.
- Als Arbeitgeber kann man die Pflicht zur Zeiterfassung auf die Arbeitnehmer übertragen. Das aber nur, wenn man ihnen eine korrekte Erfassung ermöglicht. Dennoch besteht für Arbeitgeber immer eine Kontrollpflicht.
- Um die Arbeitszeiterfassung korrekt vorzunehmen, kann man verschiedene analoge und digitale Lösungen Dazu zählen zum Beispiel ausgedruckte Formulare, Excel-Tabellen, Apps, Software-Lösungen und Zeiterfassungstools.
- Die Datenschutzgrundverordnung spielt beim Erfassen der Arbeitszeiten und dem Speichern der Daten eine wesentliche Rolle, was daran liegt, dass es sich um personenbezogene Daten handelt.
Was bedeutet Arbeitszeiterfassung?
Unter Arbeitszeiterfassung versteht man alle Möglichkeiten, mit denen die tägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer dokumentiert wird. Diese umfasst den Zeitraum, in dem Arbeitnehmer ihrer vertraglich vereinbarten Arbeitspflicht nachkommen. Zu den erfassten Arbeitszeitdaten gehören aber auch Abwesenheit, Fehlzeiten, Plus- und Minusstunden, Pausen-, Urlaubs- oder Weiterbildungszeiten. Lange Zeit war die Arbeitszeiterfassung ausschließlich für Arbeit an Sonn- und Feiertagen, bei Überstunden und grundsätzlich für Minijobber oder bestimmte Berufsgruppen verpflichtend. Mittlerweile gilt sie jedoch für sämtliche Arbeitnehmer/innen.
Die Arbeitszeiterfassung dient dabei dem Schutz der Arbeitnehmer, um deren physische und psychische Gesundheit nicht zu gefährden. Vor allem Mitarbeiter/innen im Home-Office neigen mitunter dazu, zusätzliche Arbeitszeit dranzuhängen, um ihre täglichen Aufgaben zu bewältigen. Mit der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung soll das unterbunden werden. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht wird sie dem Aufgabengebiet des HR (Human Resources Personalmanagement) zugeteilt und kann zum Beispiel mit einer Stempeluhr für iPhone umgesetzt werden. Auf weitere mögliche Lösungen gehen wir später ein.
Arbeitszeiterfassung Gesetz 2023: wichtigste Punkte
Den ersten Referentenentwurf für das neue Arbeitszeitgesetz hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales im April 2023 vorgestellt. Darin wurden die Arbeitszeiterfassung-Urteile vom BAG und EuGH umgesetzt. Die wichtigsten Eckpunkte im Gesetz zur Arbeitszeiterfassung 2023 sind:
- Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Mitarbeiter.
- Erfassung muss in elektronischer Form erfolgen.
- Die nicht-elektronische Zeiterfassung ist in Unternehmen mit weniger als zehn Mitarbeitern möglich.
- Daten müssen mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden.
- Die Arbeitgeber sind bei Verlangen von Arbeitnehmern dazu verpflichtet, über die aufgezeichnete Arbeitszeit des jeweiligen Mitarbeiters Auskunft zu geben.
Verschiedene Modelle zur Arbeitszeiterfassung
Laut Referentenentwurf soll eine elektronische Zeiterfassung angestrebt werden, was aber wiederum nicht bedeutet, dass ausschließlich digitale Arbeitszeiterfassungen toleriert werden. Aktuell können die im Folgenden genannten Programme für die Arbeitszeiterfassung genutzt werden.
Arbeitszeiterfassung per Excel
Excel-Tabellen lassen sich vergleichsweise einfach für die Erfassung von Arbeitszeiten verwenden. Auf den meisten Rechnern ist die Software standardmäßig vorinstalliert. Allerdings sollten Sie beachten, dass Excel-Tabellen einfach zu manipulieren und anfälliger für menschliche Fehler sind.
Arbeitszeiterfassung per App
Bei der Arbeitszeiterfassung via App handelt es sich um eine digitale Lösung. Heutzutage verfügt fast jeder über ein Handy oder Tablet und kann die Arbeitszeiterfassung einfach darüber vornehmen. Durch die Corona-Pandemie und die damit verbundene Arbeit im Home-Office hat sich dieser Trend noch verstärkt. Für Mitarbeiter/innen besteht der Vorteil, dass es einfach und schnell funktioniert.
Arbeitszeiterfassung online am Computer
Heutzutage ist die Online-Erfassung der Arbeitszeit ein bewährtes Mittel und man geht davon aus, dass es in den kommenden Jahren noch häufiger angewendet wird. Im Gegensatz zur App-Lösung kann man diese aber nicht von unterwegs her vornehmen, was zum Beispiel Nachteile für Mitarbeiter im Außendienst hat. Allerdings gibt es Software-Lösungen und Programme, die zwar hauptsächlich am Desktop genutzt werden, aber dennoch über eine dazugehörige App verfügen.
Arbeitszeiterfassung per Handzettel
Viele kleine Betriebe oder spezielle Branchen (zum Beispiel das Baugewerbe) nutzen noch immer die händische Arbeitszeiterfassung als bewährtes Mittel. Diese Form ist nach dem neuen Gesetz der Arbeitszeiterfassung nicht ausgeschlossen, es gibt allerdings Einschränkungen.
Die Ausnahmen bei der Arbeitszeiterfassung
Der aktuelle Gesetzesentwurf zur Erfassung der Arbeitszeit sieht vor, dass Betriebe mit weniger als zehn Mitarbeitern von der Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung ausgenommen werden. Das bedeutet aber auch, dass kleine und mittlere Betriebe mit mehr als zehn Mitarbeitern davon betroffen sind. Allerdings profitieren diese von bestimmten Ausnahmeregelungen (Übergangslösungen):
- weniger als 50 Mitarbeiter: 5 Jahre
- 51 bis 250 Mitarbeiter: 2 Jahre
- mehr als 250 Mitarbeiter: 1 Jahr
Datenschutz und Datensicherheit bei der Erfassung der Arbeitszeit
Die umfassenden digitalen Möglichkeiten zur Erfassung der Arbeitszeit machen ein Beachten von Datenschutz und -sicherheit notwendig. Relevant ist die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) in diesem Zusammenhang, weil es sich bei den erfassten Arbeitszeiten um Daten handelt, die als personenbezogen und deswegen besonders schützenswert gelten.
Ein Datenmissbrauch, sowie die unerlaubte Weitergabe, muss unbedingt verhindert werden, wobei verschiedene Möglichkeiten zur Kontrolle bestehen:
- Zugangskontrolle zu den Zeiterfassungssystemen: So kann ausgeschlossen werden, dass Unbefugte sie nutzen.
- Eingabekontrolle: Veränderungen an Daten müssen nachvollziehbar sein.
- Weitergabekontrolle: Das Lesen, Kopieren und Entfernen der Daten bei der Übertragung muss verhindert werden.
- Verfügbarkeitskontrolle: Die Daten sind vor Zerstörung und Verlust zu schützen.
- Trennung von anderen Daten: Daten zur Arbeitszeiterfassung müssen separat verarbeitet werden und dürfen keinesfalls anderen Zwecken dienen.
Das Fazit: Arbeitszeiterfassung möglichst einfach gestalten
Die Arbeitszeiterfassung dient dem Schutz von Arbeitnehmern und ist seit September 2022 für alle Unternehmen Pflicht. Erlaubt sind verschiedene Lösungen, von der klassischen Excel-Tabelle bis zur praktischen App auf dem Handy. Ab einer bestimmten Anzahl von Mitarbeitern sind Sie dazu verpflichtet, die Arbeitszeiterfassung in Ihrem Unternehmen digital vorzunehmen.
Diese Lösung hat gegenüber anderen aber auch einige Vorteile. Sie erfolgt automatisch, weshalb menschliche Fehler und Manipulation kaum eine Chance haben. Außerdem sparen Sie Zeit und können sich so voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. Wenn Sie die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung an Ihre Mitarbeiter abgeben, besteht für Sie dennoch eine Kontrollpflicht.
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